Welche Fristen gibt es?
Im Wesentlichen gibt es 3 wichtige Fristen bei der Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland:
Ab Januar 2025
Es gibt eine Pflicht zum Empfang und der Verarbeitung von E-Rechnungen für inländische steuerpflichtige Unternehmen. Dafür reicht grundsätzlich zwar ein Postfach, allerdings wird insbesondere das Auslesen von z.B. einer XML-Datei (sogenannte XRechnung) ohne dafür vorgesehene Software sehr umständlich.
Der Versand von E-Rechnungen ist grundsätzlich nicht verpflichtend, soalnge der Empfänger damit einverstanden ist (das bedeutet, PDF-Rechnungen aber auch Papierrechnungen sind noch in Ordnung)
Ab Januar 2027
Unternehmen ab 800.000€ Jahresumsatz (Vorjahr) müssen E-Rechnungen versenden. Eine reine PDF-Rechnung oder Papierrechnung ist nicht mehr gestattet.
Für Unternehmen unter 800.000€ Jahresumsatz gilt weiterhin die Regelung aus dem Vorjahr.
Ab Januar 2028
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen schreiben, unabhängig vom Umsatz.
Im Wesentlichen bedeutet die Regelung, dass insbesondere der Empfang von E-Rechnungen ab Januar 2025 bereits verpflichtend ist. Beim Versand können aber noch PDF- oder Papierrechnungen verwendet werden, solange der Empfänger damit einverstanden ist.
Welche Ausnahmen gibt es bei der E-Rechnungspflicht?
Auch wenn es nicht viele Ausnahmen gibt, sollten sie trotzdem unbedingt beachtet werden. Für folgende Fälle muss auch zukünftig keine E-Rechnung versendet werden:
Kleinbetragsrechnungen bis zu 250€
Rechnungen an Privatpersonen (sogenannte B2C)
Fahrausweise (z.B. Bahntickets)
Rechnungen die nach §4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind
Im Weiteren müssen Kleinunternehmen nach jetztigem Stand keine E-Rechnungen versenden, sondern können weiterhin PDF- oder Papierrechnungen versenden. Wichtig ist jedoch, dass sie trotzdem E-Rechnungen empfangen und archivieren können müssen.
Ist eine PDF eine E-Rechnung?
Eine PDF ist grundsätzlich keine E-Rechnung und erfüllt auf nicht die E-Rechnungspflicht. Es handelt sich zwar um eine elektronische Rechnung, jedoch ist sie nicht maschinenlesbar und erfüllt nicht die EN 16931.
Im Rahmen der Entwicklung der E-Rechnung wurde jedoch der ZuGFeRD ("Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland") Standard entwickelt.
Hierbei wird eine XML-Datei (also die "E-Rechnung") mit einer PDF-Datei kombiniert. Die Rechnung sieht somit erstmal genau so aus wie eine reguläre PDF-Rechnung, doch durch die hinzugefügte XML-Datei erfüllt sie die E-Rechnungspflicht.
Wichtig: Leider kann man einer PDF-Rechnung nicht direkt ansehen, ob es sich um eine ZugFeRD oder eine reguläre PDF-Rechnung handelt. Dafür muss diese erst geöffnet und anschließend unter "Anhängen" nach der XML Datei gesucht werden.
Aufgrund der Kombination der Formate wird eine ZuGFeRD-Rechnung häufig als hybrides Format bezeichnet.
Dieser Standard ist insofern besonders praktisch, da er ermöglicht, das selbe Format für B2B, B2G und B2C ("Business to Customer") zu verwenden.
Zusammenfassung
Insgesamt entsteht insbesondere beim E-Rechnungsempfang konkreter Handlungsbedarf, da diese für alle Unternehmen ab dem 01.01.2025 gilt. Es ist zwar durchaus möglich, dass alle Lieferanten zunächst weiterhin PDF-Rechnungen versenden, doch wenn auch nur ein Lieferant auf E-Rechnungen umstellt, muss diese korrekt Empfangen und Verarbeitet werden können.
Aber auch im Rechnungsversand sind ein paar Risiken zu beachten. Auch wenn es bis 2028 keine allgemeine Verpflichtung zum E-Rechnungsversand gibt, ist bereits ab 2025 die Zustimmung des Kunden erforderlich. Verlangt der Kunde eine E-Rechnung, muss diese bereits jetzt zugesendet werden.