Sollte ich Freigaben verwenden?
Häufig werden Freigabeprozesse negativ gesehen, da sie das Gefühl von mangeldem Vertrauen und Kontrolle vermitteln können.
Richtig eingesetzt ist die Freigabe hingegen ein effektives Tool, um Fehler zu vermeiden, Kosten zu senken und den Informationsaustausch zu verbessern. Dabei ist entscheidend wie die Freigaben im Unternehmen eingesetzt werden, um für alle Beteiligten einen echten Mehrwert zu schaffen.
Wird die Freigabe beispielsweise dafür eingesetzt, Unsicherheiten von Mitarbeitenden durch die Freigabe eines Vorgesetzten zu beseitigen, wird sie nicht länger als kontrollierend sondern als bestätigend wahrgenommen und schafft Sicherheit.
Daher macht es in vielen Fällen Sinn zu prüfen, ob ein Freigabeprozess im Unternehmen eingesetzt werden sollte.
Wie können Freigaben unterstützen?
In jedem Unternehmen gibt es immer wieder Entscheidungen, die von mehreren Personen getroffen werden müssen.
Dabei entstehen mehrere Herausforderungen:
Welche Entscheidung muss getroffen werden?
Wer ist alles involviert?
Wurden alle Involvierten informiert?
Werden Antworten dokumentiert?
Häufig finden diese Kommunikationen über E-Mail, Chats, oder in persönlichen Gesprächen statt.
Dadurch entsteht aber insbesondere bei der Dokumentation und Nachvollziehbarkeit ein enormes Fehlerpotential, welches sowohl für den Entscheidungstragenden, als auch für die ausführende Person ein Konfliktrisiko trägt.
Ein organisierter Freigabeprozess, kann dabei unterstützen, diese Fehlerquellen konsequent zu vermeiden, ohne dabei signifikate Mehraufwände zu erzeugen.
Welche Beispiele für Freigaben gibt es?
Freigaben können in vielen Situationen verwendet werden.
Im Kontext der ERP-Software wären das beispielsweise:
Angebote
Aufträge
Rechnungen
Bestellungen
Eingangsrechnungen
Projekte
Natürlich sind aber viele weitere Szenarien denkbar.
Wie kann myCorazon Ihre Freigaben unterstützten?
Freigaben sind Teil unserer kostenlosen Module und somit für jeden Kunden verfügbar. Dabei kann zunächst entschieden werden, bei welchen Vorgängen (Angebote, Aufträge, etc.) die Freigabe zum Einsatz kommen kann.
Im Anschluss werden im Bereich der Berichtigungen alle Personen festgelegt, die eine Freigabe erteilen dürften (eine Freigabe anfragen kann jeder, der den jeweiligen Vorgang bearbeiten kann).
Jetzt kann direkt im Vorgang mit wenigen Klicks eine Freigabe angefragt werden (dabei können übrigens ohne Probleme auch mehrere Personen ausgewählt werden), welche danach automatisch eine Benachrichtigung erhalten.
Während die Freigabe noch in Bearbeitung ist, wird dieser Status klar erkennbar in der Übersicht der Vorgänge angezeigt.
Wird die Freigabe nun erteilt (oder abgelehnt), erhält die Person ebenfalls eine Benachrichtigung, sodass sie schnell auf das Ergebniss reagieren kann.
