E-Rechnungspflicht in Deutschland
Zur Zeit sind E-Rechnungen ein zentrales Thema für fast jedes Unternehmen. Dabei spielt insbesondere die E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich ("Business to Business") ab dem 01.01.2025 eine wichtige Rolle. Dabei sind E-Rechnungen eigentlich nichts neues und bereits in vielen Bereichen wie z.B. B2G ("Business to Government") seit Jahren etabliert.
Um ein wenig Klarheit zu schaffen, möchten wir hiermit gerne erklären, was E-Rechnungen sind, wie sie erstellt werden und wie du sie empfangen kannst.
Übrigens: Ob du bereits betroffen bist, erfährst du in unserem Beitrag "Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?"
Was ist eine E-Rechnung?
Rein rechtlich betrachtet ist eine E-Rechnung laut §2 E-Rechnungsverordnung und Wachstumschancengesetz eine Rechnungen, die ..
.. in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird,
.. elektronisch verarbeitet werden kann und
.. den Anforderungen der EU-Norm EN 16931 entspricht.
Das bedeutet erstmal eigentlich nur, dass die Rechnung maschinenlesbar ist und vorgebene Pflichtfelder wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, etc. enthält.
Für den Menschen sind diese E-Rechnungen nicht wirklich lesbar, da es sich um eine XML-Datei ohne "Design" handelt und auf den ersten Blick nur kryptische Zeichen enthält:
Doch für dafür vorgesehene Software ist diese Information perfekt und fehlerfrei auslesbar. Dadurch kann der gesamte Rechnungsaustausch mit möglichen Geschäftspartnern komplett digital und automatisiert ablaufen.
Ist eine PDF eine E-Rechnung?
Eine PDF ist grundsätzlich keine E-Rechnung und erfüllt auf nicht die E-Rechnungspflicht. Es handelt sich zwar um eine elektronische Rechnung, jedoch ist sie nicht maschinenlesbar und erfüllt nicht die EN 16931.
Im Rahmen der Entwicklung der E-Rechnung wurde jedoch der ZuGFeRD ("Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland") Standard entwickelt.
Hierbei wird eine XML-Datei (also die "E-Rechnung") mit einer PDF-Datei kombiniert. Die Rechnung sieht somit erstmal genau so aus wie eine reguläre PDF-Rechnung, doch durch die hinzugefügte XML-Datei erfüllt sie die E-Rechnungspflicht.
Wichtig: Leider kann man einer PDF-Rechnung nicht direkt ansehen, ob es sich um eine ZugFeRD oder eine reguläre PDF-Rechnung handelt. Dafür muss diese erst geöffnet und anschließend unter "Anhängen" nach der XML Datei gesucht werden.
Aufgrund der Kombination der Formate wird eine ZuGFeRD-Rechnung häufig als hybrides Format bezeichnet.
Dieser Standard ist insofern besonders praktisch, da er ermöglicht, das selbe Format für B2B, B2G und B2C ("Business to Customer") zu verwenden.
Wie schreibe ich eine E-Rechnung?
In myCorazon werden standardmäßig bereits seit 2022 alle Rechnungen als E-Rechnung im ZuGFeRD-Standard erstellt. Das bedeutet, dass ihr grundsätzlich nichts ändern müsst, sondern genau so weiterarbeiten könnt wie bisher.
Möchte ein Kunde explizit keine ZuGFeRD-Rechnung, sondern eine sogenannte XRechnung (nur die XML-Datei ohne eine PDF), kann diese Einstellung am Kunden im Bereich Finanzen in der Option E-Rechnungsformat umgestellt werden.
Alle zukünftigen Rechnungen für diesen Kunden werden nun als reine XML-Datei erzeugt (bereits archivierte Rechnungen behalten jedoch das vorherige Format).
Die erstellte Datei kann nun entweder direkt über myCorazon oder per Email an den Kunden versendet werden.
Wie empfange ich eine E-Rechnung?
In vielen Fällen ist der Empfang von E-Rechnungen aktuell wichtiger als der Versand. Denn dein Lieferant kann darauf bestehen, dir nur noch E-Rechnungen zu senden und du hast ab dem 01.01.2025 in (fast) jedem Fall die Pflicht, diese Verarbeiten zu können.
Grundsätzlich ist das aber auch keine Herausforderung. Wie bisher wird auch die E-Rechnung z.B. per Email zugesendet werden. Diese Rechnung wird wie bisher im Bereich der Eingangsrechnungen hochgeladen und dort überprüft myCorazon direkt, ob es sich um eine "E-Rechnung" handelt.
Für den Fall einer E-Rechnung werden nun alle Daten automatisch aus dem Beleg ausgelesen und müssen nun nur noch überprüft und bei Fälligkeit bezahlt werden.
Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen kann also durch die E-Rechnung erheblich beschleunigt und vereinfacht werden.
Zusammenfassung
Die E-Rechnungen werden in den nächsten Jahren stark an Bedeutung gewinnen und sich im Berufsalltag als "normale" Rechnungen etablieren. Der zukünftige Austausch über klassische PDFs wird innerhalb der nächsten Jahre dabei sogar vollständig verboten werden (in B2B / B2C).
Die E-Rechnungspflicht ab 2025 und insbesondere ab 2027 (Ende der "Übergangsperiode") erzeugt dabei die Notwendigkeit aktiv zu werden, da sowohl eine Rechnungsstellung in Word und Excel, sowie eine Verarbeitung von eingehenden Rechnungen nicht mehr möglich sein wird.
Mit myCorazon seid ihr optimal auf die Umstellungen vorbereitet und könnt bereits alle Vorgaben der neuen Regelungen ohne große Prozessänderungen umsetzen. Dabei können sogar durch die neuen Möglichkeiten bei der automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen unerwartete Vorteile entstehen.